どうも
メーメーです。
本日は
というお話をします。
このブログを読むと、、、
２，仕事がはかどっちゃって定時退社！
１，質問を隠さないでっ！
仕事をするにあたり、メールでのやり取りも
多いと思いますが、
質問に対して、
なんかはっきりした答えもらえないな～
とか
結局、何て言ってたっけ？
という様に、自分の知りたい情報や
結果をうまく引き出せずに、
ダラダラ仕事をしちゃうってことありませんか？
ましてや、その相手がお客さんだと
仕事自体が進まない可能性があります。
では、なぜ結果や答えをうまく
引き出せないのでしょうか？
ズバリ
あなたの質問に謎が隠されています。
えーいつも聞きたいことをしっかり書いてるし、
文面も失礼のないように丁寧に書いてますよ。
おっと、急に社会人1年目のフレブル君が出てきました！
しっかり聞くことは大事だし、メールのマナーも大事だよね？
では、なぜ聞きたい答えをすぐに引き出せないのでしょうか？
おっと！私、メーメーも出てきましたね！！
メールは文章です。
文章なので長々と書いてしまうことって
ありませんか？
その文章の中に質問を忍ばせちゃうと
読み手が見逃してしまうかもしれません。
読み手の理解速度を落としているかもしれません。
なので、明確な答えを出せなくなってしまいます。
２，相手に時間を与えるな！
例文を見てみましょう！
もちろん、納期を守ることは前提ですが
どうしても厳しい場合もありますので
今回は納期の調整のお願いを
例文として挙げています。
＜納期の調整をお願いしたい時＞
いただいている納期での納品は厳しい状態です。
メンバーを補充して、より貴社の
理想に近づける成果品を納品するよう
努力している次第です。
納期の延長、いかがでしょうか？”
さて、上の文章どうでしょうか？
めちゃくちゃ頑張って取り組んでくれてる
というのは分かります。
けど、「納期の延長、いかがでしょうか？」
って、答える側としては何と答えればよいのでしょうか？
具体的な日数を答えてほしいのかな？
延ばすことを許可してほしいのかな？
メールをもらった相手の立場になると
こんなことが、頭をよぎっちゃいますよね？
もし、具体的な日数を教えるとすれば
スケジュールを確認しなければなりません。
延ばすことを許可しても、具体的な日数を
こちらから提案しないといけません。
要は、質問者に対して
考える時間を長めに与えちゃう
レスポンス回数が増えちゃう
そんなこんなで、知りたい答えが
もらえない
っていうことになりかねません。
また、回答者がとても忙しい方なら
メールの返答が明日や明後日になる可能性もあり
レスポンスがさらに遅くなります。
では、どのような文章が良いのでしょうか？
3、はっきり質問、しっかりYES・NOで！
以下、回答例です。
作業を進めているプロジェクトですが
・問題Aの解決策検討中
・B作業遅延
により、いただいている納期での納品は
厳しい状態となっております。
大変申し訳ありませんが、
納期を延ばすことは可能でしょうか?①6月10日(すべての作業が完了)
②6月3日(作業の60％を一度納品)
6月10日(残りを納品)②でしたら段階的に納品させて頂き、
先にチェックをして頂けたら、
手戻り等が少なくなりますので、
より成果品を早めに納品できると考えています”
いかがでしょうか？？
回答者は
じゃあ②でお願いします。
もしくは、
納期延長は厳しいので具体的なに日にちを
提案するかもしれません。
まずは、質問者が回答者にどうしてほしいのか
はっきりと明確に伝えます。
その場合、箇条書きを交えて、視覚的にも
見やすい書き方を意識しましょう。
そして、回答者が具体的に想像できるよう
具体的な候補を2～３程度用意して質問しましょう。
まとめるとポイントは以下の通り。
2、YES か NO (または、A案・B案のような形式)で
選択肢を与えて回答してもらう
上記のポイントを意識しておくと
レスポンスの時間が早くなったり
回数が減るなんてことが起きますので
仕事の効率がより良くなるかもしれません。
ちょっとした工夫で
仕事のしやすさが
格段に良くなることもあります。
自分自身にしてほしいことを
相手に実行すると
案外、良い方向に進むこともありますので
まずは意識してみてください！
ではでは、最後まで読んでいただき
ありがとうございます。
次回のブログでお会いしましょう！
